0966.222.844

Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong Excel chi tiết, có ví dụ minh họa tham khảo

hàm lọc dữ liệu trong excel

Hàm Filter – Hàm lọc dữ liệu trong Excel là một hàm thường được dùng để lọc dữ liệu có điều kiện giúp bạn lọc được các tập dữ liệu và trả về một cách tức thì những hàng dữ liệu để đáp ứng tiêu chí mà bạn chỉ định. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Daotaotinhoc để hiểu hơn về hàm lọc dữ liệu trong Excel này nhé!

Định nghĩa Hàm Filter – Hàm lọc dữ liệu trong Excel

Hàm Filter là hàm thường được sử dụng để lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel. 

Với cú pháp của hàm như sau:

=FILTER(array,include,if_empty)

Trong đó:

Array: đây là vùng dữ liệu cần lọc

Include: là điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.

If_empty: là kết quả trả về trường hợp không có giá trị nào thỏa mãn được điều kiện.

Lưu ý: Công thức của hàm Filter chỉ hiển thị trên các trang tính của phiên bản Microsoft Excel 2019 và Excel 365, còn đối với các phiên bản cũ hơn của Excel thì sẽ không hiển thị hàm Filter trong bảng tính Excel.

Ứng dụng của hàm lọc dữ liệu trong Excel:

  • Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng tiết kiệm thời gian.
  • Lọc dữ liệu với nhiều điều kiện kết hợp với nhau.
  • Sử dụng để trả về đầy đủ dữ liệu giống như dữ liệu gốc.

Xem thêm: 

Hướng dẫn sử dụng lọc dữ liệu trong bảng excel cơ bản

Khóa học excel từ cơ bản đến nâng cao

Ví dụ tham khảo về hàm Filter trong Excel

Ở đây chúng tôi có một ví dụ minh họa cho các bạn có thể hiểu hơn về cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong Excel

Ví dụ: Chúng ta có một danh sách điểm và xếp loại của các học sinh lớp 9C, muốn lọc được tên học sinh xếp loại giỏi, chúng ta làm như sau:

Bước 1: Bạn chọn một ô trong bảng dữ liệu và nhập công thức sau:

= FILTER(A1:D16:D1:D16=”giỏi”)

Trong đó:

[A1:D16]: đây là vùng dữ liệu cần lọc.

[D1:D16=”giỏi”]: đây là cột dữ liệu chứa điều kiện “giỏi” cần lọc.

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 1. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Bước 2: Nhấn Enter. Kết quả hiển thị như sau:

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 2. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Bài tập tham khảo và một số lỗi thường gặp

Bài tập về hàm lọc dữ liệu trong Excel

Lưu ý: Các ví dụ bài tập dưới đây được thực hiện trên phiên bản Microsoft Excel 365.

Để giúp bạn hiểu hơn về công thức, và cách sử dụng của hàm Filter trong Excel, mời các bạn cùng Daotaotinhoc tham khảo các bài tập ví dụ sau:

Bạn là giảng viên của lớp và bạn đang cần lọc dữ liệu về thông tin các nhân cũng như là điểm thi cho sinh viên của lớp mình.

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 3. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Bài tập 1: Chẳng hạn như bạn đang cần lọc ra số sinh viên nam trong lớp của bạn, bạn nhập công thức sau:

=FILTER(A1:E16,B1:B16=”nam”)

Lúc đó, kết quả sẽ trả về dưới dạng mảng bao gồm 5 sinh viên nam của lớp như hình dưới đây:

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 4. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Bài tập 2: Bạn muốn lọc số sinh viên có điểm thi lớn hơn hoặc bằng 9, bạn dùng công thức sau:

=FILTER(A1:E16,E1:E16>=9)

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 5. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Bài tập 3: Bạn muốn lọc ra số học sinh nam có điểm thi lớn hơn 9, bạn dùng dấu (*) để có thể kết hợp các điều kiện cần lọc lại với nhau. Công thức cụ thể như sau:

=FILTER(A1:E16,(B1:B16=”nam”)*(E1:E16>=9))

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 6. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Bài tập 4: Bạn cần lọc số sinh viên nữ có điểm thi lớn hơn 9, sau đó sắp xếp lại danh sách sinh viên theo năm sinh tăng dần, lúc này bạn sẽ cần kết hợp thêm hàm SORT.

Hàm SORT trong Excel có cấu trúc như sau:

=SORT(array,sort_index,sort_order,by_col)

Trong đó:

  • array: là cùng dữ liệu cần sắp xếp (bắt buộc phải có).
  • sort_index: là biểu thị số hàng hoặc cột dùng để sắp xếp và được mặc định là cột 1 – hàng 1 (không bắt buộc).
  • sort_order: là tiêu chí sắp xếp; mặc định 1 sẽ là sắp xếp tăng dần; -1 là sắp xếp giảm dần (không bắt buộc).
  • By_col: mặc định TRUE là sắp xếp theo cột, FALSE sẽ là sắp xếp theo hàng.

Công thức cụ thể như sau:

=SORT(FILTER(A1:E16,(B1:B16=”nữ”)*(E1:E16>=9)),3,1)

Lúc này, dãy hàm Filter dùng để chỉ vùng dữ liệu được sắp xếp, “3” được dùng để chỉ sắp xếp theo năm sinh, “1” được dùng để sắp xếp tăng dần. Kết quả thu được như hình dưới đây:

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 7. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm lọc dữ liệu

Lỗi #CALC! sẽ xuất hiện khi không có giá trị nào thỏa mãn điều kiện lọc. Khi đó, bạn có thể điều chỉnh bằng cách điền thêm tham số [if_empty].

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 8. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

– Lỗi #NA!, #VALUE!… khi tham số [include] có chứa giá trị lỗi hoặc điều kiện không hợp lý. Ví dụ như, số hàng không tương ứng với vùng lọc.Lúc này, bạn cần điều chỉnh lại tham số [include] sao cho phù hợp.

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 9. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

– Lỗi #SPILL! sẽ xuất hiện nếu như trong vùng xuất hiện kết quả có chứa lẫn với các giá trị khác. Khi đó, bạn cần phải đảm bảo không có giá trị nào khác nằm lẫn trong vùng giá trị này.

hàm lọc dữ liệu trong excel
Hình 10. Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trong excel

Bài viết trên của Daotaotinhoc đã hướng dẫn cho bạn cách sử dụng hàm Filter hay là hàm lọc dữ liệu trong Excel chi tiết. Mong rằng những bài tập minh họa trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình học tập và làm việc. Chúc các bạn thành công!

Mời bạn đánh giá

Để lại một trả lời