Bạn thường xuyên phải xử lý dữ liệu nhưng gặp khó khăn vì các ô chứa cả chữ và số lẫn lộn? Việc tách chữ trong Excel là kỹ năng quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và làm chủ bảng tính chuyên nghiệp hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn 3 cách đơn giản để bạn có thể thực hiện dễ dàng dù mới bắt đầu học Excel.
MỤC LỤC
Vì sao cần biết cách tách chữ trong Excel?
Trong quá trình làm việc với Microsoft Excel, không ít người thường xuyên gặp tình huống dữ liệu bị gộp chung vào một ô, khiến việc đọc, lọc hoặc phân tích trở nên phức tạp và dễ sai sót. Việc tách chữ trong Excel sẽ giúp tách riêng các phần nội dung, từ đó việc quản lý thông tin trở nên rõ ràng, trực quan hơn. Khi đã biết cách tách chữ trong Excel, bạn có thể chủ động tách các thành phần cần thiết thành từng cột riêng biệt, phục vụ tốt hơn cho các thao tác như thống kê, tính toán hoặc lập báo cáo. Kỹ năng này tuy nhỏ nhưng lại giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu suất công việc văn phòng mỗi ngày.
Cách tách chữ trong Excel bằng công cụ Text to Columns
Công cụ Text to Columns là cách nhanh và trực quan giúp bạn tách chữ trong Excel khi dữ liệu bị gộp chung trong một ô (họ tên, mã+số, địa chỉ…).
Bước 1: Mở file Excel, bôi đen cột (hoặc vùng) chứa dữ liệu gộp. Nếu sợ ghi đè dữ liệu bên cạnh, hãy chèn vài cột trống bên phải trước khi tách.
Bước 2: Vào thẻ Data trên thanh ribbon. Nhấp Text to Columns
Bước 3: Chọn Delimited nếu các phần dữ liệu được phân tách bằng dấu (space, comma, semicolon, tab, hoặc ký tự khác). Chọn Fixed width nếu các phần theo vị trí cố định (ví dụ mỗi 10 ký tự 1 phần). Nhấn Next.
Bước 4: Tích vào checkbox tương ứng: Tab / Semicolon / Comma / Space / Other. Với họ tên thường chọn Space; với file CSV chọn Comma. Nếu có nhiều dấu phân cách (ví dụ: có cả dấu phẩy và khoảng trắng), chọn dấu phù hợp hoặc dùng Other và gõ ký tự. Bấm Treat consecutive delimiters as one nếu cần gom nhiều dấu cách thành một. Quan sát khung Data preview để kiểm tra kết quả trước khi tiếp tục. Nhấn Next khi ổn.
Bước 5: Ở bước này bạn có thể chọn định dạng cho từng cột con (General, Text, Date). Chọn cột ở ô Preview rồi chọn định dạng tương ứng (ví dụ mã nhân viên chọn Text để giữ số 0 đầu). Nhấn Finish để áp dụng.
Bạn sẽ thấy dữ liệu được tách sau dấu phẩy
Cách tách chữ trong Excel bằng hàm tách chữ trong Excel
Nếu bạn dùng Microsoft Excel phiên bản mới (Microsoft 365 hoặc Excel 2021 trở lên), bạn có thể dùng hàm TEXTSPLIT nhanh hơn nhiều so với các công thức truyền thống.
Cú pháp: =TEXTSPLIT(B2, “,”)
Cách tách dữ liệu trong Excel bằng hàm tách dữ liệu trong Excel nâng cao
Khi xử lý bảng tính phức tạp, đôi khi bạn cần tách cùng lúc nhiều phần thông tin như họ tên, mã số, địa chỉ hoặc ký tự đặc biệt trong một ô. Lúc này, việc áp dụng hàm tách dữ liệu trong Excel nâng cao sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với thao tác thủ công. Bằng cách kết hợp linh hoạt các công thức như TEXTSPLIT, TEXTBEFORE, TEXTAFTER hoặc FILTERXML, bạn có thể dễ dàng tách dữ liệu trong Excel thành từng cột riêng biệt, hỗ trợ phân tích và tổng hợp thông tin nhanh, chính xác hơn.
Lỗi thường gặp khi tách ký tự trong Excel và cách khắc phục
Trong quá trình tách ký tự trong Excel, nhiều người dễ gặp phải các lỗi như dữ liệu bị mất định dạng, dấu phân cách không hiển thị đúng hoặc ký tự bị cắt thiếu. Những vấn đề này thường xảy ra do chọn sai định dạng cột, thiết lập dấu phân tách không chuẩn hoặc lỗi nhập liệu ban đầu. Khi gặp sự cố, bạn có thể kiểm tra lại vùng dữ liệu, chọn đúng kiểu dữ liệu cho từng cột, đồng thời sử dụng lại công cụ hoặc hàm tách chữ trong Excel để đảm bảo kết quả chính xác và đầy đủ.
Kết luận
Việc tách chữ trong Excel không còn là thử thách khi bạn nắm rõ các công cụ và hàm hỗ trợ phù hợp. Hãy luyện tập thường xuyên để tăng tốc độ xử lý dữ liệu, giảm lỗi và nâng cao hiệu quả công việc văn phòng mỗi ngày. Nếu bạn muốn khám phá thêm nhiều mẹo hay, đừng bỏ qua cuốn 150 thủ thuật Excel ứng dụng văn phòng từ cơ bản đến nâng cao — tài liệu tổng hợp đầy đủ các thủ thuật hữu ích giúp bạn làm chủ Excel từ cơ bản đến nâng cao một cách dễ dàng.