Trong Excel, việc kết hợp nhiều chuỗi văn bản hoặc giá trị trong bảng tính là nhu cầu phổ biến trong việc xử lý dữ liệu với người dùng văn phòng. Trước đây, chúng ta thường sử dụng hàm CONCATENATE hay dấu “&” để nối chuỗi, nhưng từ Excel 2016 và Office 365 trở đi, hàm TEXTJOIN ra đời như một công cụ tối ưu và linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian hơn. Hãy cùng Đào Tạo Tin Học tìm hiểu chi tiết cách dùng hàm TEXTJOIN để ứng dụng trong công việc
MỤC LỤC
1. Hàm TEXTJOIN trong Excel là gì?
Hàm TEXTJOIN trong Excel là hàm dùng để kết hợp nhiều chuỗi văn bản hoặc giá trị từ nhiều ô lại với nhau, đồng thời cho phép chèn ký tự phân cách bất kỳ (như dấu phẩy, khoảng trắng, dấu chấm phảy…) giữa các giá trị.
Hàm này hữu ích hơn hàm CONCATENATE vì có thể lọc bỏ các ô rỗng và linh hoạt với dữ liệu dài.
Công thức:
=TEXTJOIN(delimiter, ignore_empty, text1, [text2], …)
Trong đó:
- delimiter: Đây là (các) ký tự bạn muốn chèn giữa mỗi chuỗi văn bản. Nó có thể là dấu phẩy, gạch nối hoặc bất kỳ ký tự nào khác mà bạn thích. Bạn cũng có thể sử dụng một chuỗi trống (“”) làm dấu phân cách nếu bạn không muốn bất kỳ dấu phân cách nào.
- ignore_empty: Đây là một giá trị xác định xem các ô trống có nên được bỏ qua hay đưa vào kết quả. Nếu được đặt thành TRUE, các ô trống sẽ bị bỏ qua; nếu được đặt thành FALSE, các ô trống sẽ được đưa vào.
- text1, text2, … : Đây là các chuỗi từ bạn muốn nối với nhau. Bạn có thể chỉ định tối đa 252 chuỗi văn bản và chúng có thể là các ô riêng lẻ, phạm vi hoặc thậm chí là chuỗi từđược đặt trong dấu ngoặc kép.
2. Cách dùng hàm TEXTJOIN trong Excel
2.1 Nối chuỗi văn bản đơn giản
Giả sử bạn có danh sách “họ”, “tên đệm”, “tên” nằm ở từng cột khác nhau từ ô A2:C6, bạn muốn nối chuỗi ở các cột lại thành “họ và tên” ở cột D và cột E.
Công thức:
=TEXTJOIN(” “, TRUE, A2:C2)
Nếu thay: ignore_empty: True bằng False thì Excel sẽ hiểu là lấy luôn giá trị tri trống ở ô B4 tạo nên một khoảng cách ở ký tự được nối chuỗi. Chung ta cùng để ý ở ô E4 sẽ có khoảng trắng nhiều hơn ở ô D4
2.2 Kết hợp dữ liệu có dấu phẩy hoặc ký tự khác
Giả sử có các tỉnh thành từ ô A2:G1, tôi muốn nối các tỉnh thành ở hàng thứ 1 và mỗi tỉnh khi nối sẽ cách nhau bằng dấu phẩy “,”.
Công thức:
=TEXTJOIN(“, “, TRUE, A2:G1)
3. Ứng dụng của hàm TEXTJOIN trong tin học văn phòng
- Tạo danh sách nhanh trong bốc thư: Ghép họ tên, địa chỉ, số điện thoại thành một chuỗi gửi mail.
- Tổng hợp dữ liệu: Ghép các ghi chú hoặc nhận xét thành một đoạn.
- Báo cáo danh sách người tham gia theo nhóm: TEXTJOIN ghép tên người trong một nhóm vào một ô duy nhất.
4. Các lưu ý khi sử dụng hàm TEXTJOIN trong Excel
- Hàm TEXTJOIN chỉ có trong Excel 2016, Excel 365 hoặc trên Excel online.
- Nếu bạn mở file trên phiên bản cũ hơn (Excel 2016 trở xuống), sẽ bị lỗi NAME#.
- TEXTJOIN không tự động loại bỏ giá trị trùng, cần kết hợp hàm UNIQUE nếu cần.
- Khi kết hợp nhiều hàng/dòng, cần chọn giá trị theo chiều hợp lý.
Kết luận
Hàm TEXTJOIN trong Excel giúp nối chuỗi nhanh chóng, linh hoạt và dễ dàng quản lý dữ liệu. Khi nắm vững cách sử dụng hàm TEXTJOIN, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Bằng cách hiểu cú pháp và đối số của nó, bạn có thể thao tác và kết hợp dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả. Cho dù bạn cần hợp nhất tên, địa chỉ hay bất kỳ dữ liệu chữ nào khác, thì hàm TEXTJOIN là một giải pháp tiện lợi.