Bạn đang gặp rắc rối vì file Excel hiển thị sai tiếng Việt, chữ bị lỗi hoặc không đọc được? Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ 3 nguyên nhân và cách sửa lỗi font chữ trong Excel nhanh chóng, hiệu quả nhất. Từ những lỗi cơ bản như sai bảng mã, font không tương thích đến lỗi khi copy dữ liệu, bạn đều có thể khắc phục dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản.
MỤC LỤC
Vì sao cần biết cách sửa lỗi font chữ trong Excel?
Biết cách sửa lỗi font chữ trong Excel là kỹ năng quan trọng giúp bạn tránh mất dữ liệu, trình bày bảng tính chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian xử lý. Khi lỗi font xảy ra, nội dung tiếng Việt có thể bị sai ký tự, hiển thị lộn xộn khiến báo cáo hoặc biểu mẫu trở nên khó đọc. Việc nắm vững cách khắc phục không chỉ giúp file Excel của bạn chuẩn định dạng mà còn đảm bảo tính thống nhất khi chia sẻ với đồng nghiệp. Đây là bước cơ bản nhưng cần thiết để làm việc hiệu quả và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường văn phòng.
3 nguyên nhân thường gặp gây lỗi font chữ trong Excel
Nguyên nhân 1: File Excel bị lỗi font VnTime do không tương thích Unicode
Đây là lỗi phổ biến nhất khi bạn mở file Excel được tạo từ máy cũ hoặc phiên bản Office khác. Khi đó, các ký tự tiếng Việt bị hiển thị sai hoặc biến dạng do sử dụng font VnTime – bảng mã TCVN3, trong khi hệ thống hiện tại dùng Unicode. Điều này khiến dữ liệu trông rối mắt và khó đọc, buộc bạn phải thực hiện cách sửa lỗi font chữ trong Excel để chuyển đổi về định dạng chuẩn.
Nguyên nhân 2: Sao chép dữ liệu từ Word, web hoặc phần mềm khác
Khi bạn copy nội dung từ các nguồn khác nhau vào Excel, rất dễ xảy ra lỗi phông chữ trong Excel do sự khác biệt về bảng mã hoặc font gốc. Ví dụ, văn bản sao chép từ trang web có thể dùng font không tương thích, dẫn đến ký tự tiếng Việt hiển thị sai. Việc này thường gặp khi xử lý báo cáo, bảng dữ liệu tổng hợp.
Nguyên nhân 3: Font chữ không được cài đặt hoặc thiếu trên máy tính
Một số máy tính không có sẵn các font như VnTime, Tahoma hay Arial Unicode, khiến Excel không thể hiển thị đúng chữ. Khi mở file từ máy khác, bảng tính sẽ tự động thay thế bằng font mặc định gây ra lỗi hiển thị. Để khắc phục, bạn cần kiểm tra và cài đặt lại đầy đủ bộ font chữ cần thiết, hoặc áp dụng cách sửa lỗi font chữ trong Excel bằng Unikey để đồng bộ toàn bộ dữ liệu.
Cách sửa lỗi font chữ trong Excel nhanh và hiệu quả
Bước 1: Mở phần mềm Unikey.
Bước 2: Mở file Excel đang bị lỗi font. Dùng chuột kéo để bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu hiển thị sai font chữ, sau đó nhấn Ctrl + C để sao chép.
Nếu bạn không quen sử dụng phím tắt, có thể nhấn chuột phải vào vùng vừa chọn rồi chọn Copy trong menu hiện ra.
Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6 để mở Unikey Toolkit. Khi cửa sổ xuất hiện, bạn sẽ thấy phần Bảng mã hiển thị các lựa chọn chuyển đổi.
Bước 4: Chọn Đảo bảng mã để hoán đổi giữa hai loại font: TCVN3 (ABC) là nguồn và Unicode là đích.
Đây là hai bảng mã được dùng phổ biến nhất khi sửa lỗi font chữ trong Excel. Tuy nhiên, nếu bạn biết chính xác font bị lỗi và font cần chuyển, có thể chọn thủ công theo nhu cầu.
Bước 5: Nhấn Chuyển mã để bắt đầu quá trình chuyển đổi. Unikey sẽ tiến hành xử lý dữ liệu và hiển thị thông báo khi hoàn tất.
Bước 6: Khi hộp thoại thông báo “Đã chuyển mã thành công” xuất hiện, nhấn OK để đóng cửa sổ Unikey Toolkit.
Bước 7: Quay lại file Excel của bạn, chọn một ô trống nơi muốn dán dữ liệu đã chuyển mã. Nhấn Ctrl + V để dán nội dung mới. Nếu bạn muốn thao tác bằng chuột, chỉ cần nhấn chuột phải → chọn Paste.
Bước 8: Sau khi hoàn tất, toàn bộ dữ liệu trong bảng tính sẽ hiển thị đúng tiếng Việt, không còn lỗi font như trước.
Mẹo phòng tránh lỗi font chữ trong Excel
Để hạn chế tối đa tình trạng lỗi font chữ trong Excel, bạn nên sử dụng các font Unicode chuẩn như Calibri, Arial hoặc Times New Roman khi nhập dữ liệu. Tránh dùng những font cũ như VnTime hoặc TCVN3 vì dễ gây lỗi khi mở file trên máy khác. Ngoài ra, hãy thiết lập font mặc định trong Excel để toàn bộ bảng tính được thống nhất, tránh phải chỉnh sửa lại sau này. Trước khi chia sẻ hoặc sao chép dữ liệu, bạn nên kiểm tra nhanh bằng công cụ Unikey để đảm bảo không còn lỗi mã hóa. Những mẹo phòng tránh lỗi font chữ trong Excel này sẽ giúp bảng tính của bạn luôn hiển thị đẹp, chuyên nghiệp và dễ đọc trên mọi thiết bị.
Một số lỗi phông chữ trong Excel khác và cách khắc phục
Ngoài lỗi font VnTime hay sai bảng mã, người dùng còn gặp nhiều lỗi phông chữ trong Excel khác như: chữ bị mờ, kích thước không đồng đều hoặc không hiển thị đúng tiếng Việt dù đã chọn font Unicode. Nguyên nhân thường do file được tạo ở phiên bản Excel cũ, thiếu font trên máy hoặc xung đột giữa các định dạng. Để khắc phục, bạn có thể đổi sang font chuẩn như Arial Unicode, cài đặt lại bộ font đầy đủ hoặc chuyển định dạng file từ .xls sang .xlsx để Excel tự động cập nhật mã hóa mới. Nắm rõ cách sửa lỗi phông chữ trong Excel giúp bạn tránh mất dữ liệu, giữ file hiển thị đúng chuẩn và làm việc hiệu quả hơn.
Kết luận
Việc sửa lỗi font chữ trong Excel không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ nguyên nhân và thực hiện đúng cách. Hãy luôn sử dụng font Unicode chuẩn và lưu ý khi chia sẻ file để tránh lỗi xảy ra lần nữa. Nếu bạn muốn làm chủ Excel từ cơ bản đến nâng cao, xử lý mọi tình huống thực tế trong công việc, hãy tham khảo ngay cuốn “Excel Ứng Dụng Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao” tài liệu học tập thực hành chi tiết, có video hướng dẫn giúp bạn tự tin làm việc chuyên nghiệp hơn.