Microsoft Excel
Cách dùng Filter trong Excel đơn giản cho người mới bắt đầu
Apr
Cách dùng Filter trong Excel là một trong những kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ ai thường xuyên làm việc với bảng tính. Khi xử lý dữ liệu với hàng trăm, hàng ngàn dòng thông tin, Filter sẽ giúp bạn nhanh chóng hiển thị các giá trị cần tìm mà không phải dò từng ô thủ công. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách sử dụng Filter hiệu quả nhất, kèm mẹo và ví dụ minh họa thực tế, để bạn có thể dễ dàng áp dụng ngay vào công việc. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã quen với Excel, việc thành thạo cách dùng Filter trong Excel sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn.
MỤC LỤC
Filter trong Excel là gì?
Filter trong Excel là một tính năng cho phép người dùng lọc dữ liệu theo các điều kiện cụ thể mà không làm thay đổi hay xóa dữ liệu gốc. Khi bạn sử dụng Filter, Excel sẽ tạm thời ẩn đi những dòng không phù hợp với tiêu chí lọc, giúp bạn tập trung vào phần thông tin cần xem xét.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với bảng dữ liệu lớn, như danh sách khách hàng, báo cáo doanh thu, hay bảng chấm công. Cách dùng Filter trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn giảm sai sót khi tìm kiếm và phân tích dữ liệu.
Tại sao nên sử dụng Filter trong Excel?
Cách dùng Filter trong Excel là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích, đặc biệt khi bạn làm việc với bảng dữ liệu lớn. Việc sử dụng Filter giúp bạn nhanh chóng hiển thị những dòng thông tin cần thiết dựa trên các tiêu chí cụ thể, như tên khách hàng, mã sản phẩm, ngày tháng hay giá trị số liệu.
Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tra cứu, Filter còn hỗ trợ bạn phân tích dữ liệu chính xác hơn, tránh sai sót khi xử lý thông tin thủ công. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi nhân viên văn phòng, kế toán, hay bất kỳ ai làm việc với Excel thường xuyên. Hiểu và thành thạo Filter trong Excel là gì và cách sử dụng nó hiệu quả sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc rõ rệt.
Cách dùng Filter trong Excel
Cách dùng Filter trong Excel rất đơn giản nhưng lại mang lại hiệu quả cao khi bạn cần lọc và tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính. Filter giúp hiển thị nhanh những dòng dữ liệu thỏa mãn điều kiện mà bạn đặt ra, thay vì phải dò từng dòng một cách thủ công
Cách bật Filter trong Excel:
- Chọn vùng dữ liệu cần lọc (bao gồm cả dòng tiêu đề).
- Vào thẻ Data trên thanh công cụ.
- Nhấn vào biểu tượng Filter (hình cái phễu).
- Lúc này, ở mỗi tiêu đề cột sẽ xuất hiện biểu tượng lọc.
Cách sử dụng:
Click vào biểu tượng ▼ ở tiêu đề cột muốn lọc. Excel sẽ hiển thị danh sách các giá trị có trong cột đó. Bạn có thể:
- Tích chọn/bỏ chọn giá trị cần hiển thị.
- Sử dụng Text Filters, Number Filters hoặc Date Filters để lọc theo điều kiện cụ thể như: “Lớn hơn”, “Chứa từ”, “Bằng ngày nào đó”, v.v.
Ví dụ minh họa:
Bạn có 1 bảng dữ liệu như thế này:
Có thể bạn quan tâm:
Sách tin học văn phòng
Sách Google Sheets – Tạo báo cáo tự động và trực quan hóa dữ liệu
Sách tin học văn phòng
Sách tin học văn phòng
Sách tin học văn phòng
Bạn muốn lọc ra tất cả nhân viên thuộc phòng Kế toán, hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính, vào thẻ data, nhấn vào biểu tượng Filter (hình cái phễu).
Bước 2: Lúc này, ở mỗi tiêu đề cột sẽ xuất hiện biểu tượng lọc.
- Bấm vào biểu tượng lọc ở cột Phòng ban.
- Bỏ chọn tất cả, sau đó chỉ tích vào “Kế toán”.
Bước 3: Bấm OK → Bảng dữ liệu chỉ hiển thị nhân viên thuộc phòng Kế toán.
Mẹo khi sử dụng Filter hiệu quả hơn
Để tận dụng tối đa cách dùng Filter trong Excel, bạn có thể áp dụng một số mẹo nhỏ giúp việc lọc dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Đầu tiên, hãy luôn chọn đúng vùng dữ liệu trước khi bật bộ lọc. Nếu bảng có tiêu đề, nên đảm bảo tiêu đề nằm trên cùng và không bị gộp ô (merged cells), vì điều này dễ khiến Filter hoạt động sai.
Tiếp theo, bạn có thể lọc nhiều cột cùng lúc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm — chẳng hạn vừa lọc theo tên, vừa lọc theo ngày tháng. Ngoài ra, hãy kết hợp Filter với định dạng có điều kiện để làm nổi bật dữ liệu sau khi lọc, giúp dễ quan sát hơn.
Cuối cùng, đừng quên sử dụng tính năng Clear Filter để xóa toàn bộ bộ lọc chỉ trong một cú nhấp chuột, tránh bỏ sót dữ liệu khi kiểm tra bảng.
Việc nắm vững những mẹo nhỏ này sẽ giúp bạn không chỉ biết cách dùng Filter trong Excel, mà còn sử dụng nó một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.
Những lỗi thường gặp khi dùng Filter và cách khắc phục
Trong quá trình học cách dùng Filter trong Excel, người mới bắt đầu thường gặp một số lỗi khiến việc lọc dữ liệu không như mong muốn. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách xử lý:
Filter không hoạt động: Nguyên nhân thường do vùng dữ liệu có ô trống, tiêu đề bị gộp ô (merged cells) hoặc không có hàng tiêu đề rõ ràng. Để khắc phục, hãy đảm bảo bảng dữ liệu liền mạch, có tiêu đề rõ ràng, không chứa ô gộp và không có dòng trắng giữa các hàng.
Dữ liệu không lọc hết hoặc thiếu kết quả: Lỗi này thường xảy ra khi người dùng chỉ chọn một phần dữ liệu trước khi bật Filter. Cách khắc phục là chọn toàn bộ bảng dữ liệu (hoặc đặt con trỏ trong bảng nếu dùng định dạng bảng Excel Table) trước khi bật tính năng lọc.
Bộ lọc không hiển thị tùy chọn lọc: Nguyên nhân có thể do dữ liệu trong cột chứa định dạng hỗn hợp (số, ngày, văn bản). Giải pháp là định dạng lại toàn bộ cột theo kiểu dữ liệu thống nhất.
Biết trước những lỗi này giúp bạn sử dụng Filter trong Excel một cách hiệu quả hơn, tránh mất thời gian xử lý và đảm bảo dữ liệu luôn được hiển thị chính xác. Đây là bước không thể thiếu khi bạn muốn làm chủ cách dùng Filter trong Excel chuyên nghiệp hơn.
Kết luận
Nắm vững cách dùng Filter trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn trong công việc hàng ngày. Đây là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng mà bất kỳ ai làm việc với Excel cũng nên thành thạo. Hãy bắt đầu luyện tập từ những thao tác đơn giản để làm chủ bộ lọc dữ liệu ngay hôm nay!
Xem thêm bài viết: Hàm IF 2 điều kiện Excel: Hướng dẫn chi tiết và ví dụ
Có thể bạn quan tâm:
Sách tin học văn phòng
Sách tin học văn phòng
COMBO 3 SÁCH POWER QUERY & POWER PIVOT, 150 THỦ THUẬT VÀ EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO