Hàm INDEX và MATCH là một trong số những hàm tìm kiếm dữ liệu được sử dụng vô cùng phổ biến nhất trong Microsoft Excel. Hai hàm này thường được sử dụng để truy xuất và tìm kiếm các giá trị trong một tệp dữ liệu lớn. Đặc biệt là hàm INDEX và MATCH, chúng cho phép người dùng linh hoạt để truy xuất dữ liệu của một data có cấu trúc cùng phức tạp. Vì hàm INDEX và MATCH nhiều điều kiện sẽ dễ dàng xử lý dữ liệu. Trong bài viết dưới đây Đào tạo tin học sẽ cùng các bạn tìm hiểu xem cách dùng hàm INDEX và MATCH và những ví dụ minh hoạt nhé!
MỤC LỤC
Những ứng dụng thực tiễn của hàm INDEX và MATCH
Trong công việc văn phòng thì các hàm như INDEX, MATCH,…. là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất trong thực tế. Chúng có thể giúp bạn phân tích data và tìm kiếm thông tin của data đó cực kỳ chi tiết mà dù tệp dữ liệu có lớn đến đâu cũng không thành vấn đề. Dưới đây Đào tạo tin học sẽ nói cho các bạn nghe một số ứng dụng thực tế của 2 hàm này nhé!
- Giúp bạn dễ dàng tìm kiếm được giá trị lớn nhất trong phạm vi dữ liệu mà bạn muốn truy xuất. Tuy nhiên, bạn cần kết hợp hàm MAX với hàm INDEX và MATCH để tìm ra giá trị lớn nhất nhé
- Dễ dàng truy xuất data từ bảng data có cấu trúc rất phức tạp. So với hàm VLOOKUP thì sự kết hợp giữa 2 hàm này cho phép người dùng có thể truy xuất một dữ liệu lớn và phức tạp hơn.
- Có thể tìm kiếm dữ liệu đa điều kiện như mình đã nói ở trên thì hàm INDEX MATCH nhiều điều kiện này sẽ giúp bạn truy xuất dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau trong một tệp data. Bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin cực chi tiết và rõ ràng trong bảng dữ liệu đó mà không mất quá nhiều thời gian.
Cách dùng hàm INDEX MATCH
Công thức của từng hàm riêng lẻ
- Hàm INDEX: =INDEX(array, row_num, [column_num])
- Hàm MATCH: =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
Trong đó:
- Array là phạm vi của data mà bạn muốn tìm kiếm.
- Row_num và Column_num là chỉ lần lượt số hàng và số cột của giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong phạm vi dữ liệu.
- Lookup_value là giá trị mà bạn muốn truy xuất.
- Lookup_array là phạm vi data mà bạn muốn tìm kiếm giá trị.
- Match_type là giá trị để xác định cách so sánh giữa lookup_value và lookup_array.
Có 3 loại match_type: Số 0 là tìm kiếm chính xác, số 1 là tìm giá trị lớn nhất, nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value còn số -1 là tìm giá trị nhỏ nhất, lớn hơn hoặc bằng lookup_value.
Ví dụ minh hoạt: Trong 1 tệp dữ liệu lớn bạn muốn tìm giá bán của bánh quy trong cửa hàng của công ty hoặc bất kỳ sản phẩm nào và bạn muốn tra giá của chúng thì hãy làm theo hướng dẫn sau đây
Nhập cú pháp: =INDEX(C2:C5, MATCH(“Bánh quy”, A2:A6, 0))
Trong khi đó:
- C2:C6 là phạm vi dữ liệu muốn truy xuất (giá của các sản phẩm).
- “Bánh quy” là giá trị cần tìm kiếm.
- A2:A6 là phạm vi chứa giá trị cần tìm kiếm (tên các sản phẩm).
- 0 là giá trị để chỉ định tìm kiếm chính xác.
Kết quả trả về sẽ là:
Hàm INDEX MATCH nhiều điều kiện
Hàm INDEX MATCH nhiều điều kiện bởi lẽ chúng thường được kết hợp với nhau để người dùng có thể truy xuất dữ liệu đa điều kiện. Trong khi đó, bạn có thể hiểu đơn giản là hàm MATCH được dùng để xác định vị trí của giá trị trong phạm vi có điều kiện. Còn hàm INDEX thì được dùng trả về giá trị trong bảng data theo hàng và cột. Khi chúng được kết hợp với nhau thì bạn có thể truy xuất dữ liệu từ một một tệp data lớn với nhiều điều kiện khác nhau.
Ví dụ minh hoạt: Trong 1 tệp dữ liệu lớn bạn muốn tìm giá bán của bánh quy trong loại sản phẩm là kẹo theo thời gian mà bạn muốn truy xuất, thì bạn hãy làm theo hướng dẫn sau đây
Nhập cú pháp:
=INDEX(C2:C5,MATCH(1,(A2:A5=”Bánhquy”)(B2:B5=”Kẹo”)(MONTH(D2:D5)=10),0))
Trong khi đó:
- A2:A6 là phạm vi chứa giá trị “Bánh quy”.
- B2:B6 là phạm vi chứa giá trị “Kẹo”.
- D2:D6 là phạm vi chứa ngày bán sản phẩm.
- MONTH(D2:D6) sẽ trả về tháng của các ngày trong phạm vi D2:D6.
- 1 là giá trị để chỉ định tìm kiếm chính xác.
- Dấu * giữa các điều kiện sẽ cho kết quả nhân logic, nghĩa là hàm MATCH này sẽ tìm kiếm các giá trị đồng thời thỏa mãn cả 3 điều kiện.
Kết quả trả về sẽ là
3 điều cần lưu ý khi dùng kết hợp hàm INDEX và MATCH
Mặc dù 2 hàm này là một sự kết hợp hoàn hảo và có rất nhiều ưu điểm như chúng được giới văn phòng sử dụng nhiều trong việc truy xuất dữ liệu với nhiều điều kiện khác nhau. Nhưng chúng ta cũng cần phải biết những lưu ý sau đây để không xảy ra sơ xuất khi sử dụng chúng
- Điều 1: Mặc dùng 2 hàm INDEX và MATCH luôn được sử dụng chung nhưng thứ tự tham số của chúng hoàn toàn khác nhau. Bạn nên thuộc công thức riêng biệt của 2 hàm để tránh sự nhầm lẫn trong quá trình kết hợp chúng
- Điều 2: Hàm MATCH chỉ dùng để tìm kiếm một giá trị duy nhất và đầu tiên trong bảng dữ liệu. Nếu bảng của bạn có quá nhiều dữ liệu bị trùng khớp thì nó cũng trả về vị trí có chứa giá trị đầu tiên
- Điều 3: Khi dùng kết hợp hàm INDEX và MATCH với các bảng có dạng chéo (như là bảng có quá nhiều hàng và cột) thì bạn cần phải kiểm tra để đảm bảo rằng các chỉ số của hàng và cột của 2 hàm đều khớp với nhau. Nếu không thì việc kết hợp hàm INDEX và MATCH sẽ cho ra dữ liệu được truy xuất sai.
Kết luận
Ở bài viết trên Đào tạo tin học cùng các bạn tổng hợp những kiến thức về 2 hàm INDEX và MATCH trong Microsoft Excel, có kèm theo những ví dụ minh họa. Sự kết hợp hàm INDEX và MATCH có khả năng truy xuất dữ liệu với đa điều kiện và giúp cho người sử dụng Microsoft Excel có thể linh hoạt hơn khi tìm kiếm thông tin dữ liệu với cấu trúc phức tạp. Với sự kết hợp hàm tuyệt vời này sẽ giúp bạn tối ưu được thời gian làm việc hơn. Cho dù bạn có xử lý một tệp dữ liệu khổng lồ cũng không thành vấn đề. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng thì bạn nên lưu ý những điều quan trọng để tránh sai sót và nhầm lẫn không đáng có nhé! Để biết hơn về nhiều hàm trong Excel bạn có thể tham khảo qua cuốn sách này: SÁCH 90 HÀM EXCEL ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG THÔNG DỤNG. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức về 2 hàm INDEX và MATCH để có thể tối ưu hóa năng suất làm việc của mình nhé!
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết dưới đây: