0966.222.844

Hướng dẫn chi tiết về hàm VLOOKUP trong Excel kèm theo ví dụ minh họa

hàm vlookup trong excel

Hàm VLOOKUP trong Excel là một hàm đặc biệt hữu ích giúp bạn dò và trả về dữ liệu tương ứng. Trong bài viết sau, Daotaotinhoc sẽ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm VLOOKUP.

Xem thêm:
Chinh phục các bước sử dụng hàm Vlookup nâng cao – Có ví dụ minh hoạ

Cách sử dụng hàm vlookup 2 điều kiện trong Excel cực kỳ đơn giản – Có ví dụ minh hoạ chi tiết

Hàm VLOOKUP là gì?

Hàm VLOOKUP trong Excel được dùng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, trong một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.

Trong thực tế, hàm VLOOKUP cực kỳ thông dụng khi bạn muốn tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng… dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,… hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên các tiêu chí trên.

Ngược lại, khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, trong một phạm vi theo hàng ngang và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc thì bạn hãy dùng hàm HLOOKUP.

LOOKUP là LOOK UP và có nghĩa là tìm kiếm trong tiếng Anh. V là từ viết tắt của Vertical – hàng dọc và H là từ viết tắt của Horizontal  – hàng ngang.

Cú pháp hàm VLOOKUP trong Excel

Cú pháp hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(Giá trị_tìm_kiếm, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Trong đó:

  • Lookup_value: là giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
  • Table_array: là bảng giới hạn để dò tìm.
  • Col_index_num: là số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái sang phải.
  • Range_lookup: tìm kiếm chính xác hoặc tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì sẽ mặc định là 1.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): là dò tìm tương đối.

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): là dò tìm chính xác.

Nếu như bạn copy công thức cho các ô dữ liệu khác, bạn cần phải sử dụng dấu $ để cố định giá trị Table_array để giới hạn dò tìm bằng cách thêm trực tiếp trước khi khai báo (VD: $H$5:$J$12), cột hoặc bạn sử dụng nút F4 sau khi chọn bảng.

Ví dụ minh họa về hàm VLOOKUP

Ví dụ 1: Hãy tính phụ cấp theo chức vụ:

Do tình hình của dịch Covid 19, công ty A quyết định phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ tương ứng như bảng 2 (B16:C21). Lúc này, dựa vào bảng danh sách nhân viên cùng với chức vụ có sẵn ở trong bảng 1, ta sẽ các định mức phụ cấp tương ứng với chức vụ.

hàm vlookup trong excel 1
Hình 1. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Cách thức hiện đó là bạn sẽ dò tìm giá trị của chức vụ của nhân viên tại bảng 1, sau đó dò tìm tiến hành dò tìm tại cột 1 trong bảng 2 từ trên xuống dưới. Khi bạn đã tìm thấy giá trị, bạn sẽ lấy giá trị tương ứng tại cột 2 của bảng 2 để tiến hành điền vào bảng 1.

Với một danh sách nhân viên khoảng vài trăm, một ngàn người thì bạn không thể làm thủ công như vậy được. Lúc này hàm VLOOKUP trong Excel sẽ vô cùng hữu ích đối với bạn.

Tại ô E4, bạn hãy nhập công thức: =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0)

  • Dấu $ được dùng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức từ ô này sang các ô khác.
  • 2 là số thứ tự của cột dữ liệu trong bảng.
  • Range_lookup = 0 (FALSE) để dò tìm chính xác hơn.
hàm vlookup trong excel 2
Hình 2. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Sau đó, bạn chỉ cần copy công thức sang các ô khác hoặc sử dụng Flash Fill và bạn đã hoàn thành nhiệm vụ tính phụ cấp theo chức vụ một cách nhanh chóng.

hàm vlookup trong excel 3
Hình 3. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Ví dụ 2: Hãy xếp loại học sinh theo điểm số

Sau kỳ kiểm tra, chúng ta có kết quả bài thi tương ứng với học sinh như ở bảng 1. Chúng ta cần xếp loại theo điểm số dựa trên bảng 2 (B11:C15)

hàm vlookup trong excel 4
Hình 4. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Tại ô E4, bạn nhập công thức: = VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1)

  • Dấu $ được dùng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức từ ô này sang các ô khác.
  • 2 là số thứ tự của cột dữ liệu trong bảng.
  • Range_lookup = 1 (TRUE) dùng để dò tìm điểm số có giá trị gần nhất.

Excel sẽ tiến hành lấy điểm số ở cột D4 và dò trong bảng 2. Khi thấy giá trị gần nhất của D4 trong bảng (ở đây là 8.5), Excel sẽ tiến hành trả về kết quả tương ứng ở cột 2 là Giỏi.

hàm vlookup trong excel 5
Hình 5. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Sau đó, bạn chỉ cần copy công thức cho các ô cần tính hoặc sử dụng Flash Fill và bạn đã hoàn thành việc xếp loại học sinh theo điểm số nhanh chóng.

hàm vlookup trong excel 6
Hình 6. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP

Lỗi #N/A

Một ràng buộc của hàm VLOOKUP trong Excel đó là nó chỉ có thể tìm các giá trị trên cột ngoài cùng bên trái trong Table_array, nếu không sẽ xuất hiện lỗi #N/A. Lúc này bạn để có kết quả đúng bạn hãy cân nhắn sử dụng hàm INDEX kết hợp với hàm MATCH.

Như ở ví dụ bên dưới, Table_array là A2:C10, nên hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm trong cột A. Để sửa trong trường hợp này, bạn hãy đổi Table_array thành B2:C10, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm trong cột B.

hàm vlookup trong excel 7
Hình 7. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Ngoài ra, nếu như không tìm thấy kết quả khớp chính xác thì hàm sẽ trả về lỗi #N/A do dữ liệu không có trong Table_array. Lúc này bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để đổi lỗi #N/A thành một giá trị khác.

Như ở ví dụ bên dưới, “Rau muống” không có nằm trong bảng dò tìm nên hàm VLOOKUP sẽ không tìm thấy.

hàm vlookup trong excel 8
Hình 8. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Nếu như bạn chắc chắn rằng dữ liệu không có trong Table_array của mình và hàm VLOOKUP không tìm thấy, hãy kiểm tra lại rằng các ô dữ liệu được tham chiếu không có khoảng trắng ẩn nào hoặc ký tự không in. Ngoài ra, bạn hãy đảm bảo rằng các ô dữ liệu tuân theo đúng định dạng yêu cầu.

Lỗi #REF!

Nếu Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array, thì bạn sẽ nhận được giá trị lỗi #REF!. Lúc này, bạn hãy kiểm tra lại công thức để đảm bảo rẳng Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.

Như trong ví dụ bên dưới, Col_index_num là 3, trong khi Table_array là B2: C10 chỉ có 2 cột.

hàm vlookup trong excel 9
Hình 9. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Lỗi #VALUE!

Nếu như Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức, bạn nhận được giá trị lỗi #VALUE!. Trong Table_array, cột 1 sẽ là cột tìm kiếm, cột 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm, … Vì vậy khi xuất hiện lỗi này, bạn hãy kiểm tra lại giá trị Col_index_num trong công thức.

Như trong ví dụ bên dưới, Col_index_num bằng 0 nên đã dẫn đến việc xuất hiện lỗi #VALUE!.

hàm vlookup trong excel 10
Hình 10. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? thường xuất hiện khi Lookup_value thiếu dấu ngoặc kép (“). Để tìm kiếm giá trị định dạng văn bản (Text), bạn hãy dùng dấu ngoặc kép để Excel có thể hiểu được công thức.

Như trong ví dụ bên dưới, Cải xoăn không bỏ vào trong dấu ngoặc kép (“) sẽ làm xuất hiện lỗi #NAME?. Bạn hãy sửa lỗi bằng cách thay Cải xoăn thành “Cải xoăn”.

hàm vlookup trong excel 11
Hình 11. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Những lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP

Sử dụng để tham chiếu tuyệt đối

Trong quá trình copy công thức, bạn hãy biến Table_array hoặc Lookup_value thành tham chiếu tuyệt đối bằng cách hãy đặt dấu $ trước các cột và hàng để công thức không bị thay đổi.

Như trong ví dụ dưới, ta có công thức tại ô C13 là =VLOOKUP(B13,$B$2:$C$10,2,0). Khi copy công thức cho ô C4 thì Table_array sẽ giữ nguyên.

hàm vlookup trong excel 12
Hình 12. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Nếu bạn không chuyển thành tham chiếu tuyệt đối, Lookup_value hoặc Table_array sẽ bị thay đổi, làm cho kết quả tìm kiếm bị sai lệch.

Như trong ví dụ dưới, ta có công thức tại ô C13 là =VLOOKUP(B13,B2:C10,2,0). Khi copy công thức sang ô C4 Table_array sẽ biến thành =VLOOKUP(B14,B3:C11,2,0).

hàm vlookup trong excel 13
Hình 13. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Bảng dò tìm đang chứa những giá trị bị trùng

Nếu bảng biểu của bạn đang chứa nhiều giá trị trùng nhau, lúc này hàm VLOOKUP sẽ trả về kết quả đầu tiên mà nó tìm thấy từ trên xuống dưới.

Như trong ví dụ dưới, trong bảng ta có 2 giá trị ứng với Táo là 97 và 23. Hàm VLOOKUP sẽ tiến hành trả về kết quả 97 vì đó là giá trị đầu tiên mà nó tìm thấy.

hàm vlookup trong excel 14
Hình 14. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Giải pháp: Nếu bạn muốn loại bỏ giá trị trùng lặp, bạn hãy bôi đen bảng dò tìm và chọn Data > Remove Duplicates

hàm vlookup trong excel 15
Hình 15. Hướng dẫn sử dụng hàm vlookup trong excel

Trên đây hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Trong bài viết Daotaotinhoc đã đưa ra ví dụ minh họa chi tiết để các bạn dễ hình dung khi áp dụng hàm vlookup. Nếu các bạn vẫn còn vấn đề chưa nắm rõ về hàm VLOOKUP có thể để lại câu hỏi, SĐT bên dưới bài viết để được giải đáp nhé! Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

Các khóa học excel từ cơ bản đến nâng cao

Mời bạn đánh giá

Để lại một trả lời